Trabajo y Negocios
Contratación de tu primer empleado: Nómina, deducciones en la fuente y registro en la WCB
En el momento en que contratas en la I.P.E., debes tener una cuenta de nómina de la CRA y, en casi todos los sectores, el registro obligatorio en la WCB antes de tu primer día de operaciones, no de tu primer día de pago.
1. Dos registros, dos plazos diferentes
Contratar a tu primer empleado en la I.P.E. activa dos registros obligatorios independientes con plazos distintos:
| Registro | Quién lo exige | Plazo |
|---|---|---|
| Cuenta del programa de nómina (RP) de la CRA | Agencia de Ingresos de Canadá | Antes de la fecha límite de tu primera remesa (el día 15 del mes siguiente a aquel en que comiences a retener las deducciones) |
| Registro de empleador en la WCB | Junta de Compensación de Trabajadores de la I.P.E. | Antes de iniciar las operaciones, no después de tu primer día de pago |
2. Configuración de la cuenta de nómina de la CRA
Si ya tienes un Número de Negocio tras registrar tu empresa, simplemente añádele una cuenta del programa de nómina (RP). Si no lo tienes, el Registro de Negocios en Línea a través de tu cuenta de la CRA "My Business Account" es la vía más rápida para obtener ambos a la vez. Una vez registrado, eres responsable de:
- Recopilar un formulario TD1 (federal y provincial) completado de cada nuevo empleado.
- Calcular y retener el impuesto sobre la renta, las cotizaciones al CPP y las primas del EI de cada pago.
- Remitir dichas deducciones antes de la fecha límite asignada.
Pasar por alto el plazo de registro no te exime de remitir a tiempo; sigues debiendo las deducciones y puedes ser sancionado por presentación tardía incluso sin tener una cuenta configurada todavía.
3. El registro en la WCB no es opcional en la mayoría de los sectores
Cualquier empleador de la I.P.E. con uno o más trabajadores debe registrarse en la Junta de Compensación de Trabajadores y renovar cada año antes del 28 de febrero, informando sobre la nómina real del año anterior y una estimación para el año en curso. Un pequeño grupo de sectores está exento bajo la Ley de Compensación de Trabajadores, pero la mayoría no lo está.
| Detalle | Cifra para 2026 |
|---|---|
| Ganancias máximas tasables (MAE) por trabajador | $89,300 |
| Base de tasación | Por cada $100 de nómina tasable, según el grupo de tarifas del sector |
| Plazo de renovación | 28 de febrero de cada año |
No registrarse antes de iniciar las operaciones puede dar lugar a una tasación arbitraria más penalizaciones, y es posible que tengas que reembolsar personalmente a la WCB el coste total de cualquier reclamación presentada antes de estar registrado.
4. Cómo evitar una penalización por subestimación
Si tu nómina real resulta ser superior en más del 25% a la estimación que presentaste, la WCB aplica una penalización por subestimación. Dos formas de evitarlo:
- Revisa tu estimación de nómina antes del 1 de noviembre si tus planes de contratación cambian a mitad de año.
- Adhiérete a la Opción de Pago de Tasas Mensuales (MAPO, por sus siglas en inglés), que basa tu prima mensual en la nómina real en lugar de en una estimación anual.
5. La secuencia en la práctica
- Registra tu empresa y obtén un Número de Negocio (si aún no lo tienes).
- Añade una cuenta del programa de nómina de la CRA antes de que venza tu primera remesa.
- Regístrate en la WCB antes de tu primer día de operaciones con un empleado, no después.
- Recoge los formularios TD1 de cada nueva incorporación antes de realizar su primer pago de nómina.